Navis

System ERP wspomagający zarządzanie procesami w firmie. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych metod zarządzania nasz system usprawnia pracę poszczególnych działów w organizacji. To co nas wyróżnia, to położenie akcentu na zaawansowaną kooperację z parntnerami- umożliwia współdzielenie określonych zasobów. Szczegółowe opisy poszczególnych funkjconalności i zależności między nimi scharakteryzowano w poszczególnych modułach.

Podstawowe moduły i funkcjonalności systemu

Hub informacyjny (integracja kanałów informacji).
Niniejszy moduł służy gromadzeniu informacji generowanych wśród partnerów i w ich otoczeniu biznesowym. Moduł zasilany jest danymi generowanymi przez systemy przetwarzania informacji posiadane przez partnerów lub oddziały firmy, pochodzące ze źródeł zewnętrznych oraz wprowadzane przez użytkowników systemu. Poszczególne informacje można katalogować z podziałem na kategorie, źródło pochodzenia, itp. Następnie owe informacje poddawane są procesowi agregacji i filtracji oraz kierowane są do zdefiniowanych kanałów informacyjnych. Moduł umożliwia przetwarzanie informacji w wielu zdefiniowanych formatach. Eksportowanie ich zachodzi w zależności od potrzeb do formatów wymaganych przez poszczególne kanały informacyjne (np.: html, xml, pdf, itp.). O poszczególnych zdarzeniach, zasileniu systemu informacjami wyjściowymi, wygenerowanych informacjach do wyjściowych kanałów informacyjnych i innych zdarzeniach w obrębie modułu, użytkownicy mogą być informowani poprzez system powiadomień lub/oraz informację przekazaną drogą mailową. Obieg informacji, kanały wejściowe oraz wyjściowe a także uprawnienia do realizacji działań w ramach modułu i podejmowania zdefiniowanych akcji zarządzane są dynamicznie z poziomu modułu administracyjnego. Zarządzanie prawami dostępu w obrębie modułu odbywa się poprzez wielopoziomowy system uprawnień. W ramach modułu zaimplementowany został system wyszukiwania pełnotekstowego oraz wyszukiwanie szczegółowe na podstawie dowolnie zdefiniowanych kryteriów.

Funkcjonalność modułu polega na stworzeniu wewnątrz organizacji systemu wymiany informacji poprzez wspólną „tablicę ogłoszeń” wyposażoną w dodatkowe narzędzia interaktywne takie jak system komentarzy, sonda, itp. Zadaniem modułu jest usprawnienie procesu przepływu informacji pomiędzy partnerami uczestniczącymi we wspólnym przedsięwzięciu. Do wprowadzania informacji moduł wykorzystuje system CMS. W ramach dostępnych funkcji tego modułu istnieje także możliwość szczegółowego wyszukiwania informacji według dowolnie zdefiniowanych kryteriów, możliwość archiwizowania i udostępniania materiałów archiwalnych.

System zarządzania treścią wykorzystywany jest w obszarach aplikacji wymagających wprowadzania i zarządzania informacją w sposób strukturyzowany z podziałem na kategorie i możliwością opatrzenia systemem tagów. Dostarczone informacje mogą być prezentowane w wielu formatach. Informacje gromadzone i zarządzane w obszarze tego modułu wykorzystywane są chociażby na potrzeby prezentacji informacji w serwisie intranetowym, czy też stronie internetowej. Dostęp do zarządzania treścią nadawany jest na podstawie wielopoziomowego systemu uprawnień.

Niniejszy moduł jest częścią części administracyjnej systemu, jednakże jego funkcjonalność jest ściśle powiązana i zintegrowana z pozostałymi systemami informatycznymi partnerów lub oddziałów organizacji. Funkcjonalność modułu obejmuje swoim zakresem zarządzanie użytkownikami, ich tworzenie, usuwanie, blokowanie, zawieszanie aktywności w zależności od statusu danej osoby w systemie. Dzięki integracji modułu z pozostałymi systemami informatycznymi partnerów/oddziałów, użytkownicy tworzeni w projekcie mogą w sposób automatyczny lub półautomatyczny być przenoszeni do tych systemów. Podobnie system umożliwia pobieranie danych o użytkownikach dotychczas występujących w tych pozostałych podsystemach. Dzięki tej funkcjonalności system w sposób maksymalnie uproszczony pozwola scentralizować informacje o użytkownikach występujących we wszystkich systemach informatycznych partnerów/oddziałów i staje się podstawową i referencyjną bazą danych w stosunku do tychże systemów, co zaś doprowadzi do uproszczenia czynności administracyjnych u wszystkich partnerów.

Moduł Zarządzanie grupami należy do grupy modułów administracyjnych, ma za zadanie uprościć sposób zarządzania użytkownikami systemu poprzez podzielenie ich na grupy o podobnych zakresach uprawnień, decyzyjności, kompetencji, itp. W ramach systemu zaimplementowane zostały dwa rodzaje grup użytkowników, grupy statyczne definiowane przez administratorów systemu oraz grupy dynamiczne, w których członkostwo jest zależne od np. przypisania do poszczególnej komórki organizacyjnej, czy tez pozycji w strukturze organizacyjnej.

Zadaniem niniejszego modułu jest implementacja systemu uprawnień oraz dostarczenie funkcjonalności na potrzeby pozostałych modułów aplikacji. Moduł uwzględnia wielowarstwowy system uprawnień, nakładanie się uprawnień w różnych obszarach oraz ich dziedziczenie. Moduł ten jest również odpowiedzialny za autoryzację dostępu do systemu i jego poszczególnych części oraz funkcji. System uwzględnia także nadawanie uprawnień w aspekcie poszczególnych typów danych, obiektów a nawet ich fragmentów. Moduł dostarcza interfejs do zarządzania tymi uprawnieniami oraz rejestrowania wszelkich zdarzeń w zakresie zmian tychże uprawnień w celu zachowania pełnej rozliczalności.

Zadaniem modułu jest dostarczenie na potrzeby rozwiązań systemu zarządzania bezpieczeństwem danych przetwarzanych w jego obrębie w zakresie ich integralności, rozliczalności, poufności i dostępności. Funkcje zaimplementowane w module pozwalają na zautomatyzowanie procesów z obszaru bezpieczeństwa, zautomatyzowanie systemu backupu danych, systemu powiadomień o wystąpieniu anomalii w zakresie bezpieczeństwa oraz rejestrowanie wszelkich zdarzeń z tym związanych. Moduł pozwola na zintegrowanie aplikacji z systemem backupu i zminimalizowanie czynności administracyjnych w tym zakresie do minimum. Prowadzony jest także rejestr kopii zapasowych wraz z indeksem danych w nich zawartych. Reguły bezpieczeństwa implementowane w ramach modułu zostają dopasowane do polityki bezpieczeństwa klienta, dlatego też moduł zapewnia dużą elastyczność w zakresie ich konfiguracji. W ramach modułu dostarczane są także narzędzia do nadzorowania procesu przechowywania nośników danych.

Moduł dostarcza funkcjonalność w zakresie zarządzania zasobami osobowymi (pracownikami, współpracownikami), stanowi swoistą bazę wiedzy o ich kompetencjach, historii zatrudnienia i stanowi formę elektronicznej teczki osobowej. Moduł pracownicy jest powiązany i wykorzystywany przez pozostałe moduły tam, gdzie występuje potrzeba powiązania zasobów ludzkich przedsiębiorstwa z działaniami i funkcjami. Dostęp do informacji gromadzonych w module jest szczegółowo rejestrowany i ograniczony wielopoziomowym systemem kontroli dostępu. Moduł został wyposażony w zaawansowany mechanizm wyszukiwania, który pozwala odnaleźć informację w sposób prosty i szybki. W ramach współpracy grupy podmiotów informacje gromadzone w module pozwalają zdobyć wiedzę, czy u partnerów w jego zasobach osobowych odnaleźć można kompetencje, których w danej chwili potrzebujemy i tym samym zwrócić się do partnera o partycypację w realizowanym w danym momencie projekcie.

Moduł ten stanowi katalog produktów, które dostarcza oraz usług, które świadczą np. Uwzględnieni w systemie parnterzy organizacji lub jej oddziały. Pozwala on na wyszukiwanie wśród partnerów tych, którzy dostarczają towary/usługi komplementarne do naszych i tym samym oferować na rynku usługi kompleksowe. Informacje gromadzone w tej części aplikacji obejmują dokładny opis usługi/towaru, informacje niezbędne do stworzenia oferty, informacje pomocne przy dokonaniu wyceny produktu/usługi, informacje o doświadczeniu partnera w obszarze dostarczania produktu/świadczenia usługi oraz osoby odpowiedzialne za poszczególne produkty (menadżerowie produktów). Wszystkie informacje przetwarzane w module objęte są systemem szczegółowego wyszukiwania na podstawie dowolnie zdefiniowanych kryteriów.

Moduł stanowi swoiste kompendium wiedzy organizacji oraz partnerów współuczestniczących w zdefiniowanych przez klienta projektach w zakresie procedur i instrukcji z obszaru zarządzania jakością zgodnie z normami ISO-9001. W ramach modułu skatalogowane zostały wszystkie normy w tym zakresie, narzędzie pozwala także na rejestrowanie zmian wprowadzanych w systemie jakości, zarządzanie wersjami aktualnie obowiązującymi, historycznymi oraz roboczymi. Zaimplementowany został także pełny workflow w zakresie wprowadzania nowych norm oraz modyfikacji istniejących. Moduł wyposażono w wygodną wyszukiwarkę pozwalającą w sposób łatwy i szybki dotrzeć do interesujących norm. Wdrożenie tego modułu pozwala partnerom doskonalić swoje własne systemy zarządzania jakością oraz stopniowo prowadzić do ich unifikacji. Łatwa dostępność wszelkich informacji pozwala pracownikom na jeszcze lepsze stosowanie wszelkich norm, co znacząco wpływa na poprawę jakości obsługi klienta oraz podniesienie jego poziomu satysfakcji.

Zadaniem tego modułu jest dostarczenie rozwiązania służącego bezpiecznemu przekazywaniu dokumentów pomiędzy partnerami oraz partnerami i ich klientami. Użytkownicy systemu posiadający uprawnienia do wykonania tej czynności mają możliwość tworzenia indywidualnych repozytoriów dokumentów i nadawanie do nich dostępu. System monitoruje co i kiedy (znaczniki czasowe) oraz przez kogo w skrzynce zostało umieszczone oraz kiedy i przez kogo pobrane. Pozwala to na śledzenie przepływu dokumentów. Dokumenty umieszczane w skrzynce można zabezpieczyć poprzez ich zaszyfrowanie oraz podpisać bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Zadaniem niniejszego modułu jest gromadzenie informacji typu know-how. Ma on za zadanie utrwalenie wiedzy i doświadczeń organizacji, ułatwienie transferu wiedzy np. na potrzeby przedsięwzięć realizowanych współnie z innymi parnterami, a także unikanie duplikowania procesu pozyskiwania tej samej wiedzy w rożnych obszarach przedsiębiorstwa. Moduł jest swoistym katalogiem wiedzy i doświadczeń organizacji zdobywanych podczas realizacji dotychczasowych i prac nad obecnymi projektami. Gromadzone informacje są katalogowane z podziałem na kategorie i dostępne poprzez system szczegółowego wyszukiwania. Dostęp do bazy wiedzy chroniony jest poprzez wielopoziomowy system uprawnień.

Zadaniem niniejszego modułu jest implementacja w ramach systemu funkcjonalności pozwalającej na definiowanie oraz zarządzanie strukturami funkcjonującymi w ramach organizacji. W ramach modułu została zaimplementowana dotychczasowa podstawowa struktura organizacyjna. Moduł zintegrowano z Modułem Pracownicy. Rozwiązanie pozwala tworzyć i zarządzać nielimitowaną liczbą nazwanych hierarchicznych struktur organizacyjnych, z określonymi ramami czasowymi ważności. Dzięki niniejszemu modułowi system wzbogacono o możliwość określania hierarchii oraz definiowania relacji podległości. Funkcjonalności dostarczane przez moduł Struktura organizacyjna wykorzystywane są w pozostałych modułach aplikacji, np. do celów określenia przepływu uprawnień czy tez dziedziczenia kompetencji oraz ustalenia ścieżek przepływu informacji.

Obsługa procesu sprzedaży dostarcza funkcjonalności niezbędnych do prowadzenia i spójnej polityki sprzedażowej przedsiębiorstwa, a także np. grupy podmiotów współuczestniczących w projekcie, tak by maksymalnie wykorzystać potencjał rynkowy każdego z partnerów i osiągnąć efekt synergii. Działania takie mają za zadanie zwiększenie wolumenu sprzedażowego, przy zachowaniu wysokiego poziomu satysfakcji klienta oraz jednoczesnemu obniżeniu kosztów tych działań. Dla osiągnięcia tych celów w ramach systemu zaimplementowano cały proces sprzedażowy poczynając od rejestrowania i analizy szans sprzedażowych poprzez badania potrzeb klienta, obsługę ofertowania, negocjacji, zawierania umów, realizację zlecenia oraz ocenę prawidłowości przebiegu całego procesu. Moduł ściśle współpracuje z pozostałymi modułami dostarczanymi w obrębie niniejszego systemu. W module rejestrowane są szanse sprzedażowe, następnie zestawiane z możliwościami realizacji przedsięwzięcia przez pojedynczego partnera lub grupę partnerów współuczestniczących w projekcie. Następnie dobierane są działania zmierzające do zawarcia kontraktu. W kolejnych krokach rejestruje się wszystkie oferty i umowy a także dokumenty przekazywane klientom. Po zakończeniu realizacji przedmiotu umowy informacje są przekazywane do modułu fakturującego, a jednocześnie przekazane zostają informacje niezbędne do ewaluacji prawidłowości realizacji zamówienia (moduł CRM). System umożliwia generowanie ofert w formie elektronicznej zgodnej z formatem EDI. Dokumenty te mogą następnie zostać podpisane przy wykorzystaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego. Wraz z systemem obsługi sprzedaży funkcjonują narzędzia umożliwiające sprawne i łatwe wyszukiwanie informacji na temat przebiegu procesu sprzedażowego oraz dane niezbędne do przeprowadzania analiz (np. prognozy sprzedażowe, raporty sprzedaży za okres, raport skuteczności postępowań sprzedażowych). Dane do powyższych informacji chronione są poprzez wielopoziomowy system kontroli dostępu.

Zadaniem niniejszego modułu jest monitorowanie zakończonych zamówień i generowanie powiadomień o możliwości wystawienia faktur oraz not obciążeniowych, jako kolejne zdarzenie w łańcuchu procesu sprzedażowego. Moduł pozwala na wygenerowanie faktury w formacie elektronicznym EDIFACT lub jako elektroniczny obraz faktury w formacie PDF, które to następnie po podpisaniu bezpiecznym podpisem elektronicznym mogą zostać wysłane do klienta. Moduł w sposób zautomatyzowany zasila danymi kolejny moduł, jakim jest kontrola należności. Wykorzystanie formatów EDI przy wymianie informacji między partnerami oraz partnerami i ich klientami pozwala na usprawnienie wprowadzania tych danych do ich wewnętrznych systemów finansowo- księgowych, kontroli płatności/należności co eliminuje konieczność ich ręcznego wprowadzania. Przy współpracy z partnerami/klientami, którzy nie wspierają jeszcze obsługi dokumentów w formacie EDI, moduł pozostawia możliwość generowania elektronicznych obrazów faktury (pdf) jako alternatywną formę wymiany dokumentów. Dostęp do poszczególnych funkcjonalności modułu determinowany jest poprzez wielopoziomowy system uprawnień (wygenerowanie dokumentu/zatwierdzenie/przesłanie) oraz szczegółowy system rejestrowania zdarzeń generowanych w module.

Moduł pozwala na bieżące monitorowanie bilansu rozliczeń w obrocie gospodarczym pomiędzy partnerami oraz partnerami i ich klientami. Moduł zasilany jest danymi o powstających należnościach z modułu fakturowanie oraz informacjami o płatnościach pochodzących z systemów informatycznych poszczególnych partnerów. W sposób łatwo dostępny udostępnia dane o należnościach przeterminowanych oraz planowanych w dowolnie zdefiniowanym okresie czasu. Szczegółowy system raportowania oraz analizy danych o płatnościach wraz z systemem powiadomień usprawnia proces windykacji oraz wpływa na proces poprawy płynności finansowej organizacji. Moduł zapewnia również funkcjonalność wymiany danych o nierzetelnych klientach, które umożliwią optymalizację portfela klientów (można zdefiniować również reguły udostępniania takich danych wybranym parnterom). W ramach modułu zaimplementowano system wyszukiwania pełnotekstowego oraz wyszukiwanie szczegółowe na podstawie dowolnie zdefiniowanych kryteriów. Dostęp do informacji gromadzonych oraz generowanych w obrębie modułu kontrolowany jest poprzez wielopoziomowy system uprawnień.

System zarządzania relacjami z klientem to kompleksowy i scentralizowany system zarządzania bazą klientów i kontrahentów oraz kontaktów personalnych, rejestrowanie historii kontaktów i wszelkich zdarzeń mających wpływ na utrzymywanie pozytywnych relacji. System umożliwia także planowanie przyszłych działań w kontekście danego klienta i jest zintegrowany z systemem przypomnień i komunikatów. Klienci mogą być dzieleni na kategorie i objęci systemem tagowania. Z klientem można powiązać inne informacje i dokumentny przetwarzane w systemie tak, by dostęp do nich był szybki i łatwy. System ma możliwość tworzenia powiązań do informacji na temat danego klienta gromadzonych w innych podsystemach informatycznych poszczególnych partnerów/ oddziałów organizacji. Wdrożenie modułu pozwala na trwałe umacnianie pozytywnych relacji z klientami, podnosi poziom ich obsługi oraz ułatwia wymianę wiedzy o klientach pomiędzy partnerami na potrzeby wspólnie realizowanych przedsięwzięć.

Zadaniem niniejszego modułu jest dostarczenie narzędzi służących planowaniu i zarządzaniu szeregiem działań zmierzających do osiągnięcia celów biznesowych poprzez realizację projektu w określonym czasie oraz przy wykorzystaniu zdefiniowanych zasobów. Funkcjonalność modułu pozwala na budowanie zespołów projektowych, określanie funkcji i zarazem kompetencji poszczególnych osób uczestniczących w projekcie, budowanie harmonogramów prac w ramach projektu, przydział zadań i zasobów do poszczególnych etapów projektu. Dzięki funkcji monitorowania i nadzorowania projektu możliwe jest bieżące kontrolowanie postępów prac w ramach projektu, wczesne diagnoza zagrożeń mogących rzutować na szanse powodzenia całego projektu. Możliwość definiowania kluczowych wskaźników realizacji celów projektu do poszczególnych jego etapów pozwala na ich bieżące monitorowanie, bez oczekiwania na zakończenie realizacji całości projektu. Umożliwia to podejmowanie działań korygujących i reagowanie na anomalia pojawiające się w projekcie w najbardziej efektywny sposób. Dzięki narzędziu, jakim jest podsystem zarządzania projektami, partnerzy biorący udział w projekcie mają możliwość wspólnej realizacji prac, uczestniczenia we wspólnych projektach oraz realizacji zleceń w konsorcjach z partnerami.

Celem tego modułu jest dostarczenie narzędzia służącego delegowaniu zadań w obrębie struktury organizacyjnej partnerów oraz pomiędzy partnerami. Zadania mogą funkcjonować jako niezależne czynności, grupy czynności do wykonania, lub jako elementy większej całości (np. projektów) Moduł jest powiązany i dostępny z poziomu innych modułów. Każde zadanie określa zakres czynności do wykonania, planowany czas na ich wykonanie, zlecającego, maksymalny termin wykonania oraz adresata zadania. Istnieje możliwość bieżącego śledzenia stopnia zaawansowania prac nad bieżącym zadaniem. System zadań pozwala także na rejestrowanie faktycznego czasu przeznaczonego na realizację poszczególnych zadań, ich zestawienie z planowanym czasem wykonania i ocenę efektywności jego realizacji. Efektem stosowania systemu zadań jest podniesienie ogólnej efektywności funkcjonowania poszczególnych partnerów oraz ich współpracy, a w sposób pośredni na sprawną realizację projektów. System zadań wspomaga ponadto moduł PRACA.

Rolą modułu jest rejestrowanie czasu pracy wykonywanych przez poszczególnych pracowników. Moduł jest zasilany danymi z modułów zadania, projekty oraz zewnętrznych systemów informatycznych używanych np. przez oddziały organizacji czy jej partnerów. System raportowania dostarczony przez to narzędzie pozwala na określenie faktycznego wkładu poszczególnych partnerów w trakcie wspólnie wykonywanych przedsięwzięć. Rozwiązanie takie w sposób transparentny pozwala na monitorowanie tych wskaźników i ich uwzględnianie przy podziale kosztów i nakładów w ramach kooperacji. Moduł pozwala ponadto określić poziom rentowności poszczególnych zamówień/projektów co skutkuje modelowaniem dla podnoszenia efektywności działań w tych obszarach gdzie nie jest ona optymalna.