Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny?
Podpis kwalifikowany to podpis elektroniczny, który posiada taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny. Taki podpis poświadczony jest specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który umożliwia weryfikację osoby składającej podpis. Zestaw do podpisu elektronicznego składa się z czytnika lub tokena, karty SIM, certyfikatu kwalifikowanego oraz oprogramowania do obsługi i składania podpisu. Dzięki oprogramowaniu, które szyfruje prywatnym kluczem podpis, dokument jest gotowy do wysłania do adresata.
Korzystanie z podpisu elektronicznego wymaga bezpiecznych urządzeń do łączenia z Internetem, które są używane wyłącznie przez osobę, która składa podpis. Infrastruktura bezpiecznego podpisu elektronicznego podlega pod Narodowe Centrum Certyfikacji.
Dlaczego warto posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny to rozwiązanie, którego celem jest ułatwienie codziennych kontaktów przedsiębiorcy np. z urzędami czy innymi instytucjami publicznymi. Dzięki niemu można uniknąć wizyt w wielu urzędach, a także wysyłania dokumentów pocztą. Można na przykład składać w ten sposób e-deklaracje ZUS i podatkowe, podpisywać umowy, składać oferty w przetargach czy kontaktować się z Urzędem Patentowym.
Posiadanie podpisu elektronicznego wiąże się z opłatą. Jednak biorąc pod uwagę wymierne oszczędności wynikające z posługiwania się tym narzędziem, inwestycja poniesiona na zakup zestawu do e-podpisu zwraca się dość szybko. Korzystanie z e-podpisu ogranicza do minimum przygotowywanie papierowej dokumentacji, a tym samym redukuje koszty zakupu papieru, kopert, opłat pocztowych, eksploatacji drukarek czy archiwizacji dokumentów papierowych.
Kwalifikowany podpis elektroniczny – zastosowanie
Kwalifikowany podpis elektroniczny umożliwia m.in.:
- podpisywanie deklaracji dla ZUS,
- składanie e-deklaracji podatkowych do Urzędów Skarbowych, Głównego Inspektora Informacji Finansowych,
- elektroniczne składanie sprawozdań do eKRS, UODO, CEIDG,
- podpisywanie dokumentów JEDZ (Jednolity Europejski Dokument Zamówienia),
- komunikacje w obrębie platformy ePUAP,
- podpisywanie Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK),
- udział w aukcjach i przetargach elektronicznych,
- zawieranie umów cywilno-prawnych w formie elektronicznej,
- przesyłanie faktur elektronicznych drogą online.
E-podpis wydawany jest na 1 rok, 2 lata lub 3 lata.
Szczególnie firmy, które składają swoje oferty w przetargach powinien zainteresować podpis elektroniczny, ponieważ od 18 kwietnia 2018 r. obowiązuje standardowy, ujednolicony formularz dla zamówień publicznych, których wartość przekracza progi unijne. Jednolity Europejski Dokument Zamówienia Publicznego (zwany dalej JEDZ) bo o nim mowa, można składać tylko elektronicznie.