Sygnaliści – jak działa procedura whistleblowing?

Cechy wewnętrznej procedury whistleblowingowej

Jedną z najważniejszych cech wewnętrznej procedury jest gwarancja poufności co do tożsamości sygnalisty. Powinna być ona dostępna jedynie dla upoważnionych członków personelu. Taka procedura umożliwia składanie zgłoszeń tak w formie pisemnej, jak i ustnie, za pośrednictwem gorącej linii czy systemu komunikacji głosowej. Możliwe jest również dokonywanie zgłoszeń podczas bezpośredniego spotkania, jeżeli sygnalista złoży taki wniosek.

Gdzie trafiają zgłoszenia?

Złożone zgłoszenia trafiają do osoby bezstronnej i również przez nią mają zostać rozpatrzone. Po zapoznaniu się ze szczegółami, administrator zgłoszeń przekazuje temat do osób odpowiedzialnych za rozwiązanie danej grupy problemu. Jest to kluczowe w procesie obsługi sygnalisty.

Odrębne komórki i szkolenia

Zależnie od rozmiaru firmy warto jest rozważyć czy nie powołać w tym celu odrębnej komórki dedykowanej do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń. Bardzo ważnym jest aby osoby obsługujące zgłoszenie miały odpowiednie przeszkolenie.

Wymagania

Wymagania, które powinna spełnić skuteczna procedura zgłaszania nadużyć powodują, że nieodzowną pomocą może być wyspecjalizowane wsparcie w jej wdrożeniu. Gotowe systemy informatyczne takie jak SaySAFE mogą być odpowiedzią na tą właśnie dyrektywę.

Jak działa wprowadzenie procedury dla sygnalistów?

Wprowadzenie procedur whistleblowingowych musi wiązać się z akcją informacyjną i przeszkoleniem pracowników. Powinni mieć oni świadomość, w jaki sposób funkcjonuje kanał zgłaszania informacji oraz jakie środki są stosowane w celu ochrony sygnalistów. To właśnie uświadomienie pracownikom potrzeby zgłaszania nadużyć i przekonanie ich do wykorzystywania kanałów whistleblowingowych stanowi podstawę skutecznej procedury zgłaszania nadużyć.

Podsumowanie

W praktyce procedury chroniące sygnalistów pozwalają stworzyć efektywny kanał umożliwiający zgłaszanie nieprawidłowości, co umożliwia wykrywanie i zwalczanie zagrożeń i naruszeń. Stosowanie innych procedur efektywnego systemu compliance będzie raczej powiązane ze sprawnie funkcjonującym systemem whistleblowingowym, który pełni szczególnie istotną funkcję w ramach systemu compliance.
 
Sprawdź czym jest SAYsafe

Znajdź nas na Facebook’u