Whistleblowing – system zgłaszania nadużyć i nieprawidłowości

Czy Twoja organizacja posiada wdrożony system zgłaszania nieprawidłowości?

Polska jak również inne państwa Unii Europejskiej zobligowana jest do 17 grudnia 2021 r. wdrożyć przepisy zobowiązujące podmioty sektora prywatnego i publicznego do ustanowienia wewnętrznych procedur zgłaszania nieprawidłowości. Powodem wdrożenia przepisów jest przeciwdziałanie oraz zwalczanie praktyk korupcyjnych jak również wszelkich innych działań sprzecznych z prawem w organizacjach.

Głównym elementem systemu zgłaszania nadużyć w organizacjach są tzw. sygnaliści (w języku angielskim whistleblowers). Są to pracownicy, którzy mając na względzie dobro swojego miejsca pracy jak również dobro publiczne, przekazują informacje o nieprawidłowościach związanych z funkcjonowaniem swojej organizacji.

Sygnaliści powinni mieć możliwości wewnętrznego informowania o nieprawidłowościach swoim przełożonych, a następnie – jeśli nie przynosi to skutku – do informowania innych instytucji w tym organów ściągania. Aby chronić sygnalistów przed negatywnymi konsekwencjami wymagane jest stworzenie kanałów komunikacji, ochrony i anonimowości do dokonywania zgłoszeń.

Wdrożenie systemu zgłaszania nadużyć warto potraktować jako przedsięwzięcie usprawniające oraz zabezpieczające dobra organizacji działających etycznie, a nie kolejny obowiązek prawny.

Kogo dotyczy wdrożenie systemu zgłaszania nieprawidłowości?

Obowiązek stworzenia kanałów komunikacji do zgłaszania nieprawidłowości dotyczy wszystkich organizacji prywatnych oraz publicznych.

  • Do 2023 roku w każdej organizacji zatrudniającej co najmniej 50 pracowników pojawi się konieczność stworzenia narzędzi (kanałów komunikacji), umożliwiających sygnalizowanie wewnętrznych nieprawidłowości.
  • Do 17 grudnia 2021 r. Dyrektywa obejmie podmioty sektora prywatnego zatrudniające co najmniej 250 osób oraz wszystkie podmioty sektora publicznego.

Jakie są konsekwencje niezareagowania na zgłoszenia sygnalistów?

Jeśli dojdzie do zgłoszenia nieprawowitości przez sygnalistę dana firma czy instytucja publiczna ma obowiązek przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

Niedopełnienie obowiązku przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego lub nieusunięcie potwierdzonych nieprawidłowości może skutkować nawet dwukrotnym zwiększeniem kar pieniężnych orzekanych przez sąd. Mogą one wynieść nawet kilkadziesiąt milionów złotych.

Co zyskuje organizacja z wdrożonego systemu zgłaszania nieprawidłowości?

Implementacja rozwiązań usprawniających zgłaszanie praktyk korupcyjnych oraz wszelkich innych działań sprzecznych z prawem w organizacjach:

  • pomaga ograniczyć lub uniknąć poważnych konsekwencji (potencjalnych strat wizerunkowych) i kar związanych z nieprzestrzeganiem przepisów,
  • pomaga zapobiegać nawet milionowym stratom,
  • wykazuje transparentności i gotowość organizacji do bycia zgodnej z prawem,
  • tworzy odpowiednią kulturę etyczną w organizacji,
  • zwiększa zaufanie do organizacji pracowników jak i partnerów handlowych czy instytucji publicznych.

Jakie usługi oferujemy w obszarze systemu zgłaszania nieprawidłowości?

Nasi eksperci świadczą pełne spektrum, specjalistycznych usług związanych z opracowaniem i wdrożeniem systemu zgłaszania nieprawidłowości w organizacji obejmujące m.in.:

  • Ustalenie cieszących się największym zaufaniem wśród pracowników kanałów zgłaszania nieprawidłowości oraz analiza aktualnych źródeł oraz charakteru zgłoszeń o nieprawidłowościach.
  • Opracowanie systemu zgłaszania nieprawidłowości – przygotowanie schematu organizacyjnego oraz rekomendacja narzędzi wspierających politykę i infrastrukturę systemu zgłaszania nieprawidłowości.
  • Przeprowadzanie niezależnych postępowań wyjaśniających zgłoszone nieprawidłowości.
  • Opracowanie polityki zgłaszania nieprawidłowości oraz formalnych dokumentów opisujących metodykę rejestracji zgłoszeń, monitorowania postępu wyjaśniania, priorytetyzacji i nadawania zgłoszeniom cech jakościowych, raportowania kadrze kierowniczej w tym obszarze, a także opracowanie wzorów dokumentacji.
  • Wsparcie we wdrożeniu systemu zgłaszania nieprawidłowości obejmujący  m.in. szkolenia oraz testy systemu.

Dlaczego Agileo.IT?

Nasi Eksperci:

  • Przeprowadzili kilkadziesiąt audytów systemów teleinformatycznych i systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji w podmiotach z różnych branż (firmy komercyjne, jednostki publiczne) wg ISO 27001 oraz norm PN-ISO/IEC 20001, ISO/IEC 27005).
  • Posiadają uprawnienia wymagane przez rozporządzenie dot. KRI, KSC oraz RODO.
  • Z powodzeniem przeprowadzili wiele usług obejmujących pełne spektrum związane z zarządzaniem bezpieczeństwa informacji obejmujące – od audytów i wdrożenia SZBI, poprzez szkolenia i usługi doradcze na pełnieniu funkcji pełnomocnika ds. bezpieczeństwa informacji (PBI).

Zachęcamy do kontaktu z nami – chętnie odpowiemy na wszelkie Państwa pytania związane z opracowaniem i wdrożeniem systemu zgłaszania nieprawidłowości w organizacji.